Czy AI może pomóc przy przygotowaniu odpowiedzi na zalecenia pokontrolne w urzędzie?

Protokół pokontrolny z RIO, NIK, Urzędu Wojewódzkiego albo z własnego audytu wewnętrznego: AI może przeanalizować jego treść, wyodrębnić zalecenia i napisać projekt odpowiedzi na każde z nich. Nie zastąpi decyzji, co faktycznie zostanie naprawione, ani prawniczej oceny w spornych przypadkach. Ale skróci pracę dokumentacyjną z kilku dni do kilku godzin. To szczególnie ważne, gdy termin odpowiedzi wynosi 14 albo 21 dni liczonych od doręczenia, a protokół liczy kilkadziesiąt stron z zaleceniami rozsianymi po całym tekście.

Co sprawia, że odpowiedź na zalecenia pokontrolne zajmuje tak dużo czasu?

Protokół pokontrolny rzadko ma wygodną formę listy punktów do odhaczenia. Zwykle to wielostronicowy dokument, w którym zalecenia przeplatają się z opisem stanu faktycznego, tabelami wyliczeń i ustaleniami szczegółowymi. Zanim urząd zacznie pisać odpowiedź, ktoś musi:

• wyodrębnić same zalecenia z rozbudowanego tekstu,
• przypisać je do właściwych wydziałów lub stanowisk,
• ustalić, które mają termin realizacji i jaki,
• zebrać informacje od referentów o tym, co urząd zrobił albo planuje zrobić,
• napisać odpowiedź w stylu urzędowym, odnosząc się do każdego zalecenia z osobna.

Typowo wygląda to tak, że protokół z kontroli finansowej liczy 40-50 stron, a sekretarz albo kierownik wydziału spędza pół dnia tylko na czytaniu i robieniu notatek. Potem krążenie po wydziałach, zbieranie odpowiedzi, pisanie. A termin biegnie od dnia doręczenia, bez względu na obłożenie pracą.

Rodzaj organu kontrolującego nie zmienia tej logiki. Protokół z kontroli RIO skupia się na finansach i rachunkowości. Ten z Urzędu Wojewódzkiego obejmuje najczęściej prawidłowość postępowań administracyjnych albo realizację zadań zleconych. NIK idzie głębiej i szerzej. Ale we wszystkich przypadkach struktura pracy z protokołem jest podobna, a czas trafia głównie w czytanie i organizowanie treści.

Jak AI pomaga przy analizie protokołu pokontrolnego?

Pierwszym praktycznym krokiem jest wgranie protokołu do narzędzia AI jako plik PDF albo skopiowany tekst i poproszenie o wyodrębnienie zaleceń. Dobry prompt to na przykład:

"Przeczytaj poniższy protokół pokontrolny i wypisz wszystkie zalecenia jako ponumerowaną listę. Dla każdego zalecenia podaj: treść zalecenia, wymagane działanie naprawcze jeśli wskazane, termin realizacji jeśli podany, oraz wydział lub stanowisko, którego dotyczy."

W efekcie zamiast kilkudziesięciu stron dostajemy zwięzłe zestawienie, które można od razu rozesłać do wydziałów z prośbą o informację zwrotną. U jednego klienta protokół RIO miał 41 stron i 18 zaleceń w różnych miejscach dokumentu. Samo wyodrębnienie zajęło pracownikowi blisko trzy godziny. Z pomocą AI: kilkanaście minut i weryfikacja.

AI dobrze radzi też z pogrupowaniem zaleceń: finansowe, organizacyjne, dokumentacyjne, kadrowe. To od razu podpowiada, do kogo wysłać poszczególne punkty i w jakiej kolejności się nimi zająć.

Jak napisać projekt odpowiedzi na konkretne zalecenie?

Gdy wiadomo, co urząd zrobił lub zamierza zrobić w odpowiedzi na dane zalecenie, AI może przygotować projekt akapitu. Potrzebuje do tego trzech rzeczy:

• treści zalecenia skopiowanej wprost z protokołu,
• krótkiego opisu działań, które urząd podjął lub planuje podjąć,
• terminu realizacji.

Przykładowy prompt: "Na podstawie poniższego zalecenia pokontrolnego napisz akapit odpowiedzi w formalnym języku urzędowym. Urząd podjął następujące działania: [opis działań]. Termin realizacji: [data]. Odpowiedź powinna odnosić się do treści zalecenia i potwierdzać wykonanie lub wskazywać harmonogram realizacji."

Projekt trzeba przejrzeć, ale startuje się od gotowego tekstu, nie od pustej strony. Przy 15 zaleceniach różnica między "piszemy od zera" a "sprawdzamy i poprawiamy gotowy projekt" jest wyraźna. Szczególnie gdy nad protokołem pracuje jedna osoba, a nie kilkuosobowy zespół.

Warto też poprosić AI o zachowanie spójnego stylu w całej odpowiedzi. Gdy różne wydziały dostarczają informacje w różnych formach, AI może ujednolicić ton i strukturę akapitów przed złożeniem finalnego dokumentu.

Przepisy w odpowiedzi pokontrolnej: gdzie AI może mylić?

O tym mówi się za rzadko przy pracy z AI i dokumentami prawnymi. AI może podać numer artykułu lub paragraf, który nie istnieje albo nie dotyczy danej sprawy. Nie robi tego celowo: generuje tekst, który wygląda jak poprawna podstawa prawna, ale faktycznie jej nie sprawdza.

Bezpieczniejszy sposób pracy: najpierw znajdź właściwy przepis samodzielnie albo skorzystaj ze skilla przepisy-pl dostępnego w portalu. Potem podaj AI gotowy fragment przepisu i poproś, żeby go wplótł w odpowiedź. Nie zlecaj AI "podania właściwej podstawy prawnej" bez weryfikacji. W piśmie wychodzącym do organu kontrolującego błędny artykuł to poważna wpadka, której raczej nie chcesz tłumaczyć przy kolejnej kontroli.

Z podobną ostrożnością traktuj odwołania do Waszych zarządzeń i regulaminów wewnętrznych. AI ich nie zna, jeśli ich nie dostarczysz. Jeśli odpowiedź ma się odwoływać do zarządzenia nr 12/2024 w sprawie obiegu dokumentów, podaj jego fragment w prompcie.

Czego AI nie zrobi za urząd przy zaleceniach pokontrolnych?

AI skraca pracę dokumentacyjną. Nie skraca czasu potrzebnego na decyzje merytoryczne. Kilka rzeczy musi zostać po stronie ludzi:

• Decyzja, co faktycznie zostanie naprawione. AI nie wie, czy urząd ma zasoby, wolę ani możliwości techniczne, żeby wdrożyć dane działanie. To ocena kierownika lub zarządu jednostki.
• Weryfikacja, czy problem rzeczywiście został usunięty. Odpowiedź pokontrolna to oficjalne zobowiązanie. Jeśli urząd napisze, że procedura została zmieniona, musi to być prawda.
• Podpisanie i odpowiedzialność za treść pisma. Wójt, burmistrz, dyrektor lub osoba upoważniona podpisuje i odpowiada za treść. AI przygotowuje projekt do zatwierdzenia.
• Ocena prawna w spornych przypadkach. Gdy urząd chce zakwestionować zalecenie albo sprawa dotyczy interpretacji przepisu, potrzebna jest analiza radcy prawnego, nie projekt od AI.

Bywa też tak, że urząd chce napisać, iż zalecenie jest bezprzedmiotowe albo już nieaktualne ze względu na zmianę przepisów. Tego też AI sam nie oceni. Powie, jak napisać takie stanowisko, ale ocena merytoryczna jest po stronie referenta znającego historię sprawy.

Od czego zacząć, żeby AI realnie pomogło przy następnym protokole?

Nie potrzeba żadnego wdrożenia. Przy najbliższym protokole pokontrolnym spróbuj takiego podejścia:

• Wgraj lub wklej treść protokołu do narzędzia AI.
• Poproś o wypisanie zaleceń jako ponumerowaną listę z opisem wymaganego działania i terminem realizacji.
• Wyślij zestawienie do właściwych wydziałów z prośbą o informację, co zostało zrobione albo co zostanie zrobione i kiedy.
• Dla każdego zalecenia wygeneruj projekt akapitu odpowiedzi na podstawie danych od wydziału.
• Sprawdź powołane przepisy przed umieszczeniem ich w finalnym dokumencie.
• Złóż odpowiedź z gotowych akapitów, ujednolić styl całości i przekaż do podpisu.

Jeśli kontrole powtarzają się regularnie, a tak jest praktycznie w każdym urzędzie, zachowaj używane prompty jako szablon i dostosuj je do kolejnego protokołu. Drugi raz idzie wyraźnie szybciej niż pierwszy. Po kilku protokołach masz też lepsze wyczucie, które zalecenia AI obsługuje bez problemu, a przy których warto dłużej sprawdzić wynik.

Chcesz zobaczyć, jak to działa konkretnie w Waszym urzędzie, z Waszym typem dokumentów? Umów się na bezpłatny audyt. Możesz też sprawdzić, jak podobne zastosowania wyglądają u innych jednostek, w realnych wdrożeniach.